一般旅游资料

旅行前需要批准

所有大学旅行必须事先获得批准. 审批要求各有不同 大学的分歧.

教师专业休假或旅行许可

必须向相关部门提交职业休假或旅行授权 系主任和院长(或学术事务高级副校长) 卫生事务副总裁(直接向该职位汇报的个人) 在做任何旅行安排之前. 允许离开校园或其他地方 获准在工作地点工作半天或半天以上期间从事专业活动 在专业休假的情况下，可准予定期的合同雇佣. 如欲了解更多有关教师专业假期的资料，请参阅 教师手册 以及美国的职业休假或旅行申请表. (请按此查阅专业休假或旅行表格).

医学院旅行授权

美国医学院请假申请表(点击这里进入医学院请假申请表)必须由系主任或院长批准，然后通过电子邮件发送到  COMBO@tincyn.net 在作出任何旅行安排前，须经批准. 批准的请求是 缺席表将通过电子邮件发送到部门，以便安排旅行. 无论是国内旅行还是国际旅行，都需要此表格 无论是否，学校将承担旅行费用. 如果 学校将承担这次旅行的经济责任，旅行者应该 记录预计总成本，按成本类型分类:运输; 住宿费、餐费、注册费、其他(包括所有预付费用). 如果旅行是 要出国，旅行者还必须遵守相关要求 到国际旅行.

医院旅行许可

职业假期授权书(请按此查阅专业假期授权表格)必须事先提交给相应的管理员/助理管理员 安排旅行，包括要求支付注册费 费用. 本表格经行政部门批准后，将交回本部门. 然后，部门应提交一份直接支付表格给会计提前支付 注册费和/或其他费用. 授权书正本必须随附 为付款而提出的申请. 授权书的副本应该是 保留并附在报销旅费的请求后.

医院管理员必须批准涉及到境外旅行的授权 东南地区. 东南部地区包括阿肯色州、佛罗里达州、 乔治亚州，路易斯安那州，密西西比州，北卡罗来纳州和南卡罗来纳州，田纳西州和德克萨斯州.

美国境外旅行(不包括前往阿拉斯加和夏威夷的旅行)

如本条例“国际/国外旅行”一节所详细讨论的， 在安排旅行之前，所有与学校有关的国际/国外旅行 必须由相应的系主任、院长/行政人员、副校长/高级主管批准 副总裁和总裁.

此外，旅行者还需要完成《十大彩票平台官网》 处理表格并将表格提交给国际教育办公室.

教职员旅客登记表

学生旅行授权表格

希望旅行的学生应填写并提交学生旅行授权 请求(点击这里进入学生旅行授权申请表格). 旅行表应包括学生旅行的具体目的和 任何预期费用以及系主任、院长和副院长的批准 这个学生在谁的赞助下旅行. 如果旅行是在外面 在国家，旅行者还必须遵循与国际旅行相关的要求. 学生的旅行费用应按照常规大学外州提交 旅行规定，无论旅行是在州内还是州外.

虽然审批程序因大学部门而异，但所有的旅行审批 必须在实际购买门票、会议登记、 等. 以及参与计划的旅游活动是否国内 旅行或国际旅行. 请与相应的管理人员核实 单位为及时提交截止日期，即本人申请提前批准此类旅行.

非附属项目海外学习/实习注册

文档

除餐费外的收据，以及其他所有费用的证明文件 旅行(包括任何预付费用)必须随附并提交 差旅费用报表. 文件必须包括详细的膳食信息 包含在注册费中. 这通常是完整的会议议程 或类似的会议注册信息，至少包括每日 会议日程安排.  如果个人正在使用大学寻求报销 然后，所有的收据必须贴在一张8.5 x 11的纸上 纸质的，随旅行报销单一起寄回. 寻求报销的个人 使用Concur必须在每笔差旅费用上附上相应的收据 报告. 所有收据在递交时必须清晰可读. 

报销

所有的报销都是按照应付账款直接存入员工的 员工的存款资料提供给大学.

联邦补助金和合同

这些旅行规定适用于大学的所有资金，包括联邦补助金 和合同，以及除了联邦法规和/或限制强加 通过授予机构. 差旅费用报告，包括支付给补助金的费用 或合同必须包括主要研究者的签名.

逗留时间

为了充分记录逗留时间，请提供会议议程副本一份 差旅费报销单上应附有正在参加的会议. 员工应将逗留时间限制在必要的最短时间内. 因使用私人汽车而增加旅行天数的食宿费用 通常不会报销吗.

延长旅行时间以节省开支

为节省费用而延长的与旅行有关的额外费用，例如 作为星期六晚上的住宿，可以在机票费用较低时报销 如果旅客没有延长旅行时间，并提供了机票费用 这些费用是按照所有其他旅行条例支付的. 这样的 包括住宿、汽车租赁、餐饮和杂费在内的各项费用，均应按 不超过大学在不延期的情况下支付的金额 这次旅行. 雇员必须证明: 在机票暂时预订的时候， 机票如果旅行没有延长，并提交此文件与 差旅费报销表. 员工还应附上旅费报销表进行计算比较 如果旅行没有延长，延长旅行的费用就会变成费用.

及时提交

要求报销费用的差旅费用报告应在 费用支付之日起六十(60)天. 大学保留权利 不报销60天或更长时间后提交的差旅费用报告 费用支付日期. 在提交差旅费报告时进行报销 费用支付之日起60天后将作为收入处理 根据联邦所得税条例第1节扣缴.62-2. 应税旅行应记入账户代码730100.

注册费

会议注册费由参加会议的大学员工个人支付 参加会议后是否可以报销. 要求报销，开会 说明费用的小册子或其他文献，以及注册收据 或其他付款证明，必须与差旅费用报告一起提交.

社会/娱乐活动

与商务会议或会议有关的社交/娱乐活动费用 不报销吗.

的士及豪华轿车服务

用于大学公务的出租车和豪华轿车费用 得到全额补偿. 这些费用应在同意书上列为出租车费用 差旅费用报表或在 其他费用 旅行表格的部分，说明每一项费用. 需要收据 出租车费用超过25美元. 往返餐厅的出租车费用被视为个人费用，不会被视为个人费用 报销. 下面的例子说明了报告taxi和limousine的正确方法 旅行表格的票价:

例子:

2010-08-10从机场到酒店的豪华轿车16美元.00
10-09-10出租车酒店到会议地点$ 9.00
10-09-10打车到酒店，8美元.00
10-10-10从酒店到机场的豪华轿车16美元.00

长途电话

大学公务长途电话费将为 全额偿还给旅行者. 文件应该包括电话的日期 以及对方的姓名、职位和/或办公室. 酒店账单明细; 雇员的个人电话账单，或其他适当的文件应 支持通话费用.

应该使用类似以下示例的格式:

10-09-10打电话给医生. 简·多伊，卫生与公众服务部亚特兰大地区办事处，3美元.25              十大彩票网投平台拨款建议                                             

10-09-10打电话给大学系办公室询问2美元的事.75              大学商业

团队及其他学生团体旅游

涉及学生运动队的旅行，由教练或指导员负责 提交差旅费用报告和其他相关文件 适用的费用. 涉及其他学生团体、教职员工的旅行 担保人将负责提交差旅费用报告和其他相关费用 涵盖适用费用的文件. 允许的费用是那些描述 根据州外旅行规定，即使旅行可能完全在州内 阿拉巴马州.

旅游发展

除校际运动队旅行和其他学生团体旅行外，预支 不允许支付住宿，膳食和其他费用. 会议注册 费用 can be paid in advance directly by the University; however, if the traveler pays 这些费用直接，旅行者只能在旅行发生后报销.

学生、顾问和未来雇员的旅行

州内旅行规定的每日津贴限制不适用于学生， 外部顾问，或者未来的雇员. 学生在外旅行的费用 顾问，或未来雇员应提交以下正规大学 州外旅行规定，无论旅行是在州内还是州外.

航空公司/酒店奖励计划

阿拉巴马州已经决定旅行者可以接受 “积分”或“里程”，从航空公司和酒店的奖励计划供个人使用. 然而, 当员工与团队或团队一起旅行并支付全部费用时 如属团组，所赚取的奖励积分应用于 仅供大学使用.

配偶的旅行

学校将不报销与配偶或子女的旅行有关的费用 的员工. 此外，学校对差旅不承担任何责任 配偶或子女.

报销其他员工费用的差旅人员

员工不得报销其他员工的差旅费. 每一个 旅行者应该为自己的旅行费用提交旅行费用报告 报告应包括必要的收据.

大学员工为外部组织的旅行

在由外部机构支付大学差旅费的情况下 员工的机票费用及其他预支费用应予以支付 由雇员或赞助机构，而不是大学.

基地和员工工作基地

大学的基地区域一般包括莫比尔市的边界. 美国鲍德温县校区的基地区域通常包括城市边界 Fairhope市的.

此外，每个员工都有一个指定的“工作基地”.“员工的工作基础是他的 或其主要工作地点(主校区、妇孺医院等).) 如果员工在一个以上的大学地点工作(e.g.我是一名教员 美国鲍德温县和主校区的教学负荷)，大学将 确定哪个地点被视为员工的工作基地.

运输

所有的旅行都应该走最经济可行的路线. 运输方式 所使用的应是在这种情况下所能获得的最经济、最实用的一种 所涉及的旅行和大学的最大利益. 有人要旅行吗? 由另一条路线或从基地地区以外的地方出发，没有足够的 正当理由，应当承担任何额外费用. 哪里有中断 为个人方便旅行或偏离直达路线; 可获发还款项不会超过本应支付的费用 不间断的旅行.

私人汽车

个人汽车使用按最直接路线授权 根据州法律，按照美国国税局(Internal Revenue Service)所允许的标准里程费率收费 商务使用一辆汽车，一般不超过14天的总金额 前往目的地的经济舱/经济舱机票及机场地面交通费. 点击这里查看当前的标准里程费率. 通知将发送到各部门，并在旅游办公室网站上公布如下 率变化. 差旅人员必须在差旅费用报告中详细说明计算结果 用于确定运输报销. 使用的信息 在为旅行作出其他安排时，必须进行计算. 当个人汽车用于公务旅行时，旅行者得到报销 按照标准里程率计算，购买汽油是不报销给旅行者的.

考虑到目前航空业的环境，可以理解一些 旅行者宁愿开车去目的地，也不愿坐飞机. 一般来说， 如果开车时间不超过10小时，则不需要任何理由 为了开车. 当开车到一个地方的时间超过10个小时时，旅行者 是否应该记录开车和坐飞机的成本以及这样做的理由. 

当两名或两名以上员工乘坐同一辆汽车旅行时，只有一名有资格 里程报销.

对于个人车辆的损坏，学校不提供实物损坏保险 用于大学业务. 你的个人汽车责任保险是你的 使用个人车辆办理大学业务时的主要保险.

机票预订

当乘飞机旅行时，最低可折扣的经济舱机票应该是 obtained except when such accommodations would (a) require unreasonable routing; (b) require travel during unreasonable hours; (c) excessively prolong travel or flight duration; (d) result in increased cost that would offset transportation savings; or (e)提供的住宿不足以合理满足旅行者的医疗需要. 请参阅有关的部分 逗留时间 和 延长旅游 以节省额外资料的费用.

正式机票文件必须附在差旅费报告上 如果学校预付了机票. 如果机票是唯一的 差旅人员发生的费用，仍然必须提交差旅费用报告 有官方航空公司的文件. 所有未使用航班的文件 是否必须附在差旅费报告上或退还给大学或医院 旅游办公室. 未使用的车票必须附有书面说明.

机票可通过Concur网站的Corporate 旅行 planner (CTP)购买 或通过电话，通过旅行 Leaders(以前的Springdale 旅行)，或通过其他渠道 (互联网等.). 当通过CTP或旅行 Leaders购买机票时，主要 对出行者来说，好处是出行者和出行者之间不会产生任何成本 是否免费提供保险. 买机票的时候 通过航空公司或其他旅游网站，个人需要支付机票费用 购票时的票，不能报销，直到购买后 他们的旅行.

一些在线预订实体(如.g.， Expedia)允许旅行者捆绑不同的组件 旅游费用(酒店、航班、租车). 在大多数情况下，捆绑销售可以拯救大学 成本和大学的最佳利益. 当旅行者选择的时候 打包他/她的旅行，文件必须包括公司十大彩票网投平台具体组件的详细信息 这些部分是如何支付的. 文件必须包括收据 从网上代理商那里得知费用是用信用卡支付的. 此外,它 旅客是否有责任记录总捆绑费是多少 事实上，这比购买旅行的不同部分要便宜 分别.

索取大学旅游机票之预付机票手续 通过大学的签约旅行社购买的机票应通过Concur预订 或直接与CTP或旅游负责人联系. 旅行社提供10万美元的保险 当以这种方式订票时，承保范围是免费的. 大学没有 报销任何额外的保险费用. 如有其他购买方式 车票，在旅行结束后才能报销. 申请程序 预付费机票概述如下:

旅客或部门秘书应直接与旅行社联络至 获取航班信息和初步预订. 旅行延伸到哪里 商业用途所需的期限请参阅有关 延长旅行时间以节省开支 用于支持扩展所需的文档和计算. 

获得医院旅行的预付费机票的程序

机票需向各医院行政办公室申领. 索取预付机票的程序概述如下:

• 旅客或部门秘书将直接与旅行社联系至 获取航班信息和初步预订. 旅行延伸到哪里 业务所需的期限请参阅“延长”部分 旅行以节省支持扩展所需的文件和计算的成本.
• 旅行社会发给旅客一份旅客必须签名的行程单， 订妥日期并于24小时内交回旅行社.
• 旅客须向医院行政办公室提供授权书副本 在获得适当批准和业务目的或理由的情况下休专业假 对于指定的旅行.
• 请参考以上章节选择机票类型

出租汽车

如果必须使用租赁车辆，旅客必须列出 为什么需要租用车辆的原因. 一般来说，大学 不接受往返机场、吃饭或观光的交通服务 作为租车的理由. 事先获得部门主管的书面批准; 有了适当的理由， 必须获得 在你租车之前. 论证必须包括对估计结果的比较 租车总费用(e.g.(租车、停车和汽油) 如果不使用租车，交通费用将会减少.g.，机场之间的班车 酒店/汽车旅馆和酒店/汽车旅馆与会议地点之间的出租车，或私人汽车 里程). 证明必须附在差旅费报告上. 类型 租用车辆应与业务用途相符. 通常只有紧凑型 或中型的租金可获报销. 收据正本及租赁协议 因为任何汽油收据都必须附在旅行费用报告上. 

大学员工租用汽车作商务用途时，可享受 保险(碰撞和责任)提供我们的企业合同. 任何额外的 员工为租赁汽车购买的保险将被视为个人保险 费用和费用将不予报销.

企业/国家汽车租赁公司是学校规定的汽车租赁供应商. 企业的租赁计划对本地和城外的租赁都有效. 访问该程序所需的信息可以在 http://jcb3.tincyn.net/departments/financialaffairs/purchasingdepartment/enterprise.html

国税局表格W-9和直接存款表格

所有个人谁目前没有旗j号必须提交一份完整的 国税局W-9表格给采购部. 必须填妥此表格，以便 报销差旅费. W-9表格可在以下网址查阅: http://jcb3.tincyn.net/departments/eforms/purchasing/  直接存款是所有个人申请报销的强制性方法 旅费报销. 如果个人之前没有报销 旅行费用，必须由旅行者填写直接存款表. 直接 按金表格可于以下网址查阅: http://jcb3.tincyn.net/departments/eforms/travel/index.html 如果个人选择使用其他银行帐户，也必须使用此表格 比目前使用的还要多.

账户密码

在填写差旅报销表时，下列会计编码是 最常见的，应在FOAPAL的“帐户”部分使用: